Een moderne telefooncentrale, wat is dat nu? En hoe kies ik die?

JSM is al jaren actief in de wereld van telefonie en internet. Met de opkomst van VOIP zijn telefonie en internet een pak dichter naar elkaar toe gegroeid. VOIP goochelt met woorden zoals ON PREMISE, CLOUD, SHARED PABX, Unified Communications, etc.

Wat betekent dit nu precies allemaal? En wat heeft jouw bedrijf nu eigenlijk echt nodig? We leggen het jou graag even allemaal duidelijk uit. We onderscheiden alvast de centrale, software, telefoontoestellen, providerdiensten en het onderhoud.

 

CENTRALE:

Een telefooncentrale is een machine dat jouw interne en externe telefoongesprekken verwerkt. Om dat te kunnen doen is er hardware nodig. Deze hardware wordt bepaald door het aantal telefoontjes die de centrale tegelijkertijd moet kunnen verwerken. Hiervoor is er een processor, werkgeheugen en opslagruimte nodig. Hoe meer de centrale moet kunnen, hoe sneller en stabieler deze componenten moeten zijn.

Je krijgt steeds de keuze om de hardware in je eigen bedrijf te plaatsen. Dit noemt men “on premise”. Ook kan je kiezen om de centrale in een datacenter te plaatsen. Dit noemt “hosted” of “In the cloud”. Als je kiest voor zo’n “cloud” oplossing, dan kan je nog steeds kiezen om jouw eigen telefooncentrale in het datacenter te plaatsen, ofwel een telefooncentrale te delen met meerdere klanten.

Bij een gedeelde centrale worden er uiterst krachtige machines in datacenters geplaatst die door meerdere klanten kan gebruikt worden. Je deelt de hardware dus met andere gebruikers. Indien er niet zo intensief gebeld wordt, is het sowieso goedkoper om te kiezen voor zo’n gedeelde telefooncentrale.

 

SOFTWARE:

Eénmaal de hardware werkt, begint het echte werk. Met een telefooncentrale moet je meer kunnen dan bellen alleen. Een moderne telefooncentrale beschikt over een variatie van mogelijkheden. Zo kan je welkomstboodschappen voorzien, gepersonaliseerde wachtmuziek afspelen, een keuzemenu aanbieden, etc. Deze zaken zitten allemaal geprogrammeerd in de software van jouw centrale. Hoe meer oplossingen, hoe duurder deze zal zijn.

Let wel op: Bij vele telefooncentrales is het niet duidelijk wat er inbegrepen is en welke zaken betalend zijn. Laat je dus zeker ondersteunen door een telecommakelaar bij het kiezen van de geschikte centrale en software.

Door het kiezen voor moderne telefonie, investeer je in efficiëntie. Dit koppel je aan interne bedrijfsprocessen. Zo kan je automatisch beginnen bellen naar een nummer door een klik op je computer. Inkomende gesprekken kan je koppelen aan je CRM. Zo zie je meteen de klantenfiche op jouw scherm verschijnen bij een oproep.

Er is nog zoveel meer. Je kan je Outlook contacten synchroniseren en koppelen, een automatische do-not-disturb-modus installeren op basis van de afspraken in je agenda, etc. Je kan zelfs video-calls doen met je collega’s. Hoe sterker je integratie tussen je telefonie en jouw IT-processen, hoe meer je gaat spreken van UC (Unified Communications).

 

TELEFOONTOESTELLEN:

Er zijn duizenden toestellen op de markt. Wat past nu het beste bij jouw wensen? De keuze begint bij de keuze van de technologie.  We sommen de mogelijkheden even op.

  • Analoge toestellen: Dit zijn zeer simpele toestellen die verbonden zijn met een klassiek telefoonkabeltje aan de centrale. Hier kan je alleen mee bellen of opgebeld worden.
  • Systeemtoestellen: Deze zijn via een ISDN of UTP-bekabeling verbonden met een centrale. Deze zijn merk-specifiek. Zo kan je enkel met hetzelfde merk van toestel telefoneren als je centrale. Veranderen van centrale, betekent dus ook veranderen van toestellen. Zonde van de investering!
  • VOIP-toestellen: Deze toestellen zijn via jouw bedrijfsnetwerk of internetverbinding gekoppeld aan de telefooncentrale. VOIP toestellen zijn meestal merk-onafhankelijk. Veranderen van oplossing, betekent dus niet meteen veranderen van toestellen. Een slimme keuze!
    VOIP toestellen hebben heel wat functionaliteiten. Naast bellen en gebeld worden, beschikken deze vaak over mooie displays, extra knoppen en lichtjes om de beschikbaarheid van collega’s te zien. Sommigen hebben zelfs een bluetooth connectie en een ingebouwde camera.

Krijg je dan een zwart toestel met hoorn en draad? Absoluut niet. VOIP Toestellen bestaan in alle geuren en kleuren. Zo zijn er ook draadloze toestellen over WIFI en softphones. Softphones zijn software-matige toestellen. Je installeert gewoon een app op jouw computer of jouw smartphone en die vervangt jouw vaste toestel. Een softphone heb je dus altijd en overal bij de hand en heeft minstens dezelfde mogelijkheden als je vast toestel op kantoor. Je kan dus via jouw smartphone toch met je vast telefoonnummer bellen zonder enige meerprijs van waar dan ook ter wereld. Zaken doen wordt zo nog véél aangenamer in de toekomst.

 

PROVIDERDIENSTEN:

Uiteraard wil je meer dan enkel naar collega’s bellen met je centrale. Je wilt kunnen bellen met de volledige buitenwereld. Hier heb je een provider voor nodig! Traditionele providers bieden gesprekskanalen via analoge lijnen of ISDN-lijnen. Moderne providers bieden gesprekskanalen aan via de internetverbinding (SIP-trunks). Afhankelijk van de provider zijn telefoonnummers en nummerreeksen inbegrepen in de maandelijkse abonnementsprijs. Sommige providers bieden pakketten aan met inbegrepen belminuten, anderen laten je betalen per gebelde minuut. Tarieven om te bellen kunnen variëren van operator tot operator. Laat je dus zeker goed begeleiden in je keuze naar een telefonieprovider voor je centrale.

 

ONDERHOUD & SUPPORT:

Zoals je kon lezen, bieden moderne telefooncentrales heel wat mogelijkheden. Om al deze zaken te kunnen aanpassen, beschikt elk telefonieplatform tegenwoordig over een gebruiksvriendelijk portaal om dit zelf te kunnen aanpassen. Hoe gebruiksvriendelijker deze tools ook mogen zijn, voor wie het geen dagelijkse materie is, is het niet gemakkelijk. Waar traditionele centrales verkocht worden met inbegrepen onderhoudskosten om het stof uit jouw centrale te komen blazen, bieden moderne platformen support contracten aan. Zo kan je voor elke wijziging bellen naar jouw leverancier.

Een gepersonaliseerd bandje tijdens jullie kerstverlof? Dat kan jouw leverancier van op afstand configureren op jouw lokale (on premise) of op jouw gehoste (cloud) telefooncentrale. De moderne telefooncentrale maakt het dus ook gemakkelijk naar onderhoud en support toe.

 

Wanneer zet jij de stap naar moderne telefonie? Stuur ons een berichtje en we helpen je graag verder bij de beste oplossing voor jouw bedrijf!